5 feil du bør unngå i ditt daglige regnskap
Hos Collectia setter vi stor pris på gründere, selvstendig næringsdrivende og økonomiansvarlige. Disse er menneskene vi jobber med hver eneste dag, og vår lange erfaring har gitt oss en dyp forståelse for daglig økonomistyring, regnskap, og ikke minst inndrivelse av ubetalte fakturaer i bedrifter.
Som et inkassoselskap med lang erfaring innen inkasso, har vi samlet en stor innsikt i bedrifters daglige arbeid med økonomi og regnskap, samt utfordringene med å inndrive ubetalte fakturaer.
I dette innlegget vil vi fokusere på 5 vanlige feil vi observerer at regnskapsavdelinger ofte gjør. Disse feilene kan påvirke bedriftens økonomi, likviditet og ikke minst ressurser.
1. Fakturerer for lite – eller glemmer kanskje helt å fakturere
Altfor mange bedrifter, store som små, mangler faste prosedyrer for utsendelse av fakturaer. Dette kan være kostbart, uansvarlig, og en stor risiko for bedriftens økonomi.
Vi observerer et overraskende stort antall bedrifter som sender fakturaene sine altfor sent, eller sender fakturaer med feil beløp (hvor ikke alt er fakturert). Dette skyldes ofte travlhet og mangel på oversikt over tidsbruk, materialforbruk og lignende.
Sørg derfor for å etablere klare rutiner rundt fakturering i din bedrift. Hvis du ikke kan håndtere dette selv, kan det være på tide å anskaffe en regnskapsfører eller et verktøy som kan hjelpe deg med å registrere materialer, timer og forbruk for hver enkelt kunde.
2. Glemmer å føre regnskap og gjøre bankavstemninger jevnlig
Når oppdaterte du sist dine daglige inntekter og utgifter? I forrige uke? For en måned siden?
Altfor mange bedrifter, spesielt små og mellomstore, oppdaterer sine inntekter og utgifter kun når regnskapsføreren besøker, eller når merverdiavgiften skal beregnes.
Dette er sjelden en god idé. Det forhindrer deg blant annet i å kunne purre på manglende betalinger, noe som kan koste dyrebar tid i både inkasso- og purringsprosessen.
3. Mangler en prosess for oppfølging av ubetalte fakturaer
Regnskap og økonomistyring handler grunnleggende om å ha kontroll. Med et moderne ERP- og regnskapsprogram har det aldri vært enklere.
De fleste bedrifter har klare retningslinjer for hvem som har ansvar for lønnsstyring, regnskap, og rapportering. Men langt fra alle har etablert en prosess for purring eller inkasso. Hvem skal purre kundene når de ikke betaler regningen? Er det regnskapsføreren eller selgeren? Hvilke tiltak skal inkluderes i purringsprosessen? Når iverksettes første tiltak? Når overføres saken til inndrivelse hos et inkassoselskap?
Vi anbefaler å gjøre disse vurderingene for å være godt forberedt. Uten effektive purringer eller rettidig handling, reduseres sjansen for å få inn pengene.
4. Har ikke en regnskapsfører eller revisor tilknyttet
Det kan bli dyrt å ikke ha orden i regnskapet, spesielt når innrapporteringer til Skatteetaten ikke er korrekte.
Det er alltid en god idé å samarbeide med en regnskapsfører eller revisor, avhengig av bedriftens størrelse.
Selv om en regnskapsfører og revisor ikke utfører de samme oppgavene, er det alltid nyttig å ha tilgang til profesjonell sparring. Dette blir spesielt viktig etter hvert som bedriften vokser, og behovet for nye aktiva, lån, lønninger, ansatte osv. øker.
Kostnaden for en regnskapsfører eller revisor er ofte en god investering og kan til og med spare deg for penger i det lange løp.
5. Mister fokus på det som gir mest verdi for bedriften
Regnskap, inkasso, lønnsadministrasjon, merverdiavgift og skatt er sjelden de mest interessante temaene for næringsdrivende.
Vurder derfor jevnlig hvilke oppgaver som gir mest mening å beholde internt, og hvilke som eventuelt bør outsources til et eksternt byrå, inkassoselskap eller annen administrativ enhet. Er det fornuftig at en ansatt håndterer lønn hvis det kan outsources for en rimelig sum? Og er det verdt tiden og ressursene å følge opp frustrerende fakturaoppgjør selv, når et inkassoselskap kan gjøre jobben for deg?
Trenger du hjelp?
Gjennom vår lange erfaring har vi spart tusenvis av arbeidstimer for regnskapsavdelinger. Trenger du også en hjelpende hånd for å frigjøre tid som kan brukes på kjernevirksomheten, så ta kontakt med oss i dag. Vi står klare til å assistere deg!
