Purreprosess

Hva er en purreprosess? En purreprosess er et sett med både formelle og uformelle regler og prosedyrer som en kreditor følger når purringer sendes ut. Når det gjelder utsendelse av purringer og håndtering av inkasso, er det flere regler og krav som må følges. Dette inkluderer blant annet størrelsen på purregebyrer, hvor ofte du kan sende purringer, og hvor mange purringer som kan sendes.

Vi anbefaler at bedriften din har klare retningslinjer for purreprosessen, slik at den overholder de lovpålagte kravene og reglene for utsendelse av purringer.

Hvorfor er en purreprosess viktig?

En godt etablert purreprosess er avgjørende for en effektiv håndtering av utestående krav. En klar struktur sikrer at det er fastsatte rammer for hvem som håndterer utestående betalinger og når dette skal gjøres. Uten en fast purreprosess risikerer man at oppfølging av utestående fakturaer blir nedprioritert, noe som kan ha en negativ innvirkning på bedriftens likviditet.

Statistikk viser at jo raskere du som kreditor tar kontakt med debitor angående ubetalte fakturaer, desto større er sjansen for rask innbetaling. Tidlig kontakt kan også bidra til å vurdere om saken bør overføres til en advokat, inkassoselskap eller namsmannen.

Hvordan utforme en effektiv purreprosess?

Som kreditor har du stor fleksibilitet i hvordan purreprosessen utformes – det avhenger i stor grad av hvor mye tid og ressurser du ønsker å bruke på utestående fakturaer. Purreprosessen kan inkludere personlig kontakt med debitor, telefonoppringninger, purringer, og påleggelse av purregebyrer og kompensasjonsgebyrer.

Det viktigste er at du har en tydelig plan for hva som skal gjøres i purreprosessen, hvem som utfører oppgavene, og hvor lang tid du ønsker å bruke på å purre kundene før saken eventuelt overføres til inkasso. Vi anbefaler at dere dokumenterer purreprosessen, for eksempel i interne retningslinjer eller i en kredittpolitikk.

Den dokumenterte purreprosessen bør som minimum inneholde følgende overveielser:

• Hvem eller hvilken avdeling som håndterer utsendelse av purringer
• Når purreprosessen skal igangsettes
• Når purregebyrer skal pålegges
• Hvor mange purringer som skal sendes før inkassovarsel 
• Hva som skal gjøres hvis kunden reagerer
• Hva som skal gjøres hvis kunden ikke reagerer
• Hvem som skal besvare og godkjenne eventuelle spørsmål under purreprosessen

Jo mer detaljert purreprosessen er, desto større er sjansen for at den blir håndtert på en effektiv måte, uten misforståelser eller tvil underveis.

En typisk purreprosess

Purreprosesser kan variere betydelig fra bedrift til bedrift og fra bransje til bransje. Noen debitorer krever mange purringer, henvendelser og dialog, mens andre kanskje kun trenger én purring før de betaler. Derfor vil både handlingene og varigheten av purreprosessen også avhenge av debitors økonomiske situasjon.

En typisk purreprosess kan se slik ut:

• Dag 0: Fakturaen forfaller uten mottatt betaling 
• Dag 17: Purring
  Betalingspåminnelse med purregebyr i en vennlig tone – den manglende betalingen kan være en forglemmelse. 
• Dag 34: Inkassovarsel
  Send inkassovarsel med riktig tekst og purregebyr 
• Dag 50: Inkasso
  Oversend saken til inkasso 

Denne prosessen viser en tradisjonell fremgangsmåte. Det kan for eksempel være at det lønner seg for kundeforholdet sin del å sende én purring til uten å gå rett på inkassovarsel etter første purring. Det mest sentrale her er at man vurderer fra kunde til kunde, for det kan i verste fall gå nesten to måneder fra forfallsdatoens utløp til saken overføres til inkasso. Derfor bør du vurdere nødvendigheten av antall purringer. 

Regler og krav for purreprosessen

Generelt sett er det få formelle krav til purreprosessen i Norge, og du har stor frihet til å utforme den som du ønsker. Det viktigste er at betalingsfristen har utløpt før du sender en purring. Når betalingsfristen er overskredet, kan bedriften sette opp sin purreprosess etter behov.

Loven gir deg rett til å kreve inntil to purregebyrer, se inkassoforskriften § 1-3. Du kan da enten sende to purringer med purregebyr eller en purring og et inkassovarsel hvor begge har purregebyr. For å kunne pålegge purregebyr må det ha gått minst 14 dager etter forfall på faktura. Det er også viktig å merke seg at det ikke er et krav å sende purringer før en inkassoprosess starter. Men man må sende et inkassovarsel før saken kan gå videre til inkasso.

Effekten av en purring – avhenger av purreprosessen

Effekten av en purring varierer avhengig av bransje, beløp, og debitor. En purring fungerer ofte best som en påminnelse for kunder som bare har glemt fakturaen. I slike tilfeller betales beløpet gjerne raskt etter at purringen er mottatt.

Hvis debitor imidlertid ikke har til hensikt å betale eller mangler midler, vil purringen ofte ha liten effekt. I slike situasjoner bør du vurdere inkasso som neste steg.

Purrerservice

Hvis bedriften din ikke ønsker å håndtere utsendelse av purringer og oppfølging av purreprosessen selv, kan det være en god idé å benytte en purrerservice.

Purrerservice er en løsning der et eksternt selskap, som vanligvis er et inkassoselskap, håndterer hele purreprosessen. Dette inkluderer utsendelse av purringer, oppfølging, og eventuell overføring til inkasso – både rettslig og utenrettslig.

En purrerservice gir deg frihet og avlaster regnskapsavdelingen, samtidig som du får en partner som kan håndtere hele prosessen.

Hos Collectia tilbyr vi purrerservice – les mer om våre tjenester her.