3Ts erfaringer med Collectia

3T er Midt-Norges største treningskjede med 16 sentre i Trondheim og omegn. På sentrene finner du garantert trening som passer deg og dine målsettinger, enten du er mosjonist eller toppidrettsutøver.

Gjennom snart 40 år i bransjen har treningskjeden posisjonert seg som en bunnsolid aktør ved å holde trønderne i form samtidig som de har sikret seg en sterk posisjon ved å bli en av bransjens mest pålitelige merkevarer. 3T har Midt-Norges største timeplan og tilbyr topp kompetanse i alle ledd og bemannede sentre som gjør 3T til en trygg og inspirerende treningsarena. 3T omsetter for ca. 300 millioner i året og er i stadig vekst.

Vi har tatt en hyggelig prat med økonomisjef i 3T Oddvar Sæther og resepsjonsansvarlig for kjeden Tove Jasmin Kristiansen.

Foto: 3T

Kan dere si litt om hvem dere er, hvilke roller dere har og litt om selskapet?

3T Produkter AS er en del av et større konsern. Ved hovedkontoret jobber det i dag 29 personer, som til sammen utgjør støttefunksjon til alle 3T sine treningssentre. Oddvar er utdannet revisor og har jobbet 20 år i Ernst & Young – og har nå vært økonomisjef hos 3T i 10 år. Tove har jobbet i 3T i over 20 år. Tove har hovedansvaret for de daglige rutinene rundt håndtering av medlemskap, derav innkrevingsrutiner samt bistå med kundeservice.

Hvor lenge har dere samarbeidet med Collectia?

Vårt samarbeid med Collectia strekker seg langt tilbake – over 20 år, først med Creno, som senere ble Crone og som i dag er blitt Collectia. I begynnelsen håndterte 3T purringer selv, men med Collectias smidige løsninger har vi nå overlatt hele prosessen til dem. Der blant annet Kjersti Eresvik (teamleder ved Collectias avdeling i Kristiansund) har fulgt oss godt opp underveis.

Når pengene ikke kommer

3T er dyktige med sine rutiner og kundeinfo slik at en svært lav andel av medlemsavgiften ender med betalingspåminnelse. 3T har primært sine medlemmer via avtalegiro, men av div. årsaker ender noen av fakturaene ubetalt. Vi ønsker å påminne medlemmet så tidlig som mulig at faktura er forfalt, og sender selv ut sms 6 dager etter forfall med påminnelse og med betalingsinfo. Etter dette tar Collectia over.

En forlenget arm av vår virksomhet

Hva er viktig for dere når dere velger en partner for inndriving?

Vi ser etter en partner som fungerer som en forlenget arm av vår virksomhet, og som sikrer at medlemmets opplevelse av å gjøre opp for ubetalte krav er så god at de ønsker å forbli medlem hos oss. Det at Collectia har et eget team som hurtig besvarer kundespørsmål gjennom tilgang til vår innsynsløsning, god kjennskap til våre kontraktsbetingelser og medlemsvilkår, bidrar til at saker oppklares og blir betalt. For oss i 3T er dette svært tidsbesparende og fører til god løsningsgrad.

At Collectia har et dedikert team som håndterer våre saker gjør at den totale opplevelsen for medlemmet går sømløst og vi unngår at medlemmet opplever negativitet ved forsinket betaling.

Vi har stor tiltro til oppfølgingen Collectia har og vi har liten tro på at utenlandsk kundeservice oppnår samme resultat. Samtidig er det viktig for oss at samarbeidet mellom leverandøren av innsynsløsningen, BRP og Collectia fungerer optimalt. Gjennom daglige oppdateringer av betalingsinformasjon mellom BRP og Collectia sikrer dette en jevn og forutsigbar flyt. Her utgjør også Collectias eget utviklede nettkontor en stor rolle da nettkontoret bidrar til god og effektiv kommunikasjonsflyt. Vi ender med å tapsføre en svært liten andel av våre fordringer i forhold til omsetningen. Fokus i media på helse og viktigheten av trening er til stor hjelp og påvirker betalingsviljen til medlemmene.

Et profesjonelt og effektivt samarbeid

Kan dere si noe om hva som gjør samarbeidet med Collectia spesielt?

Vi innehar en sterk posisjon i vårt lokale marked, men vi konkurrerer mot landsdekkende aktører. Dersom vi skal fortsette å bevare vår posisjon i markedet er vi nødt til å ha gode samarbeidspartnere som blir vår forlengede arm. Collectia oppleves som smidige, enkle og tilgjengelig for oss når det kommer til betalingsopplevelsen, både for medlemmene og oss. Våre gode interne rutiner følges videre opp av Collectia – som er dyktige på det de gjør. En viktig del av dette arbeidet er å holde andelen fakturaer som går til inkasso lav og få løst flertallet av sakene på purrenivå. Takket være godt og effektivt samarbeid med Collectia, tross vekst i kundebase og dermed flere fakturautsendelser, har vi fremdeles stor løsningsgrad.

Det at vårt team hos Collectia tar en telefonsamtale til medlemmene i tillegg til e-poster, Digipost og SMS er en vesentlig og viktig del av prosessen. Vi tror det ligger mye i det at en muntlig henvendelse føles mer personlig og dermed oppfattes mer seriøst. Da vil det også være rom for å avklare eventuelle misforståelser tidlig i prosessen. Vi tror at en slik tilnærming løser flere saker.

Oddvar Sæther,
økonomisjef for 3T konsernet

Tove J. Kristiansen,
resepsjonsansvarlig for kjeden

3T – Et velsmurt maskineri

Vi i Collectia opplever 3T som en samarbeidspartner som har svært god kontroll på porteføljen. 3T er et velsmurt maskineri som har lite tilbakekalling av saker og en tydelig linje for alle sentre. Collectia opplever en stor grad av tillit i samarbeidet. Blant annet med innsyn i deres medlemssystem. Dette bidrar til at vår jobb blir enklere og at vi kan hjelpe kunden ved første henvendelse og oppklare eventuelle misforståelser.

I møte med andre treningssentre bruker vi ofte 3T som en kunde det er enkelt å hente inspirasjon og gode rutiner fra, sier Lars Espen Skogvold – Key Account Manager i Collectia AS.