Personvernerklæring for Collectia AS

Denne personvernerklæringen fastsetter rammene for behandling av personopplysninger hos Collectia AS, heretter kalt Collectia. Videre sikrer vårt styringssystem for personvern og informasjonssikkerhet løpende kontroll med etterlevelse av krav i personvernlovgivningen.

Collectia er behandlingsansvarlig for opplysningene vi behandler om deg. Du finner vår kontaktinformasjon nedenfor:

Collectia AS
Storgt 26
3126 TØNSBERG

Org. nr.: 916624727
E-post: gdprNO@collectiagroup.no

Spørsmål om denne personvernerklæringen og GDPR generelt bør rettes til gdprNO@collectiagroup.no.

Evt les mer på Datatilsynets nettsider: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter.

Personopplysningsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38/*.

5.1 Hvilke typer personopplysninger behandler vi:

Personopplysningene vi behandler om deg som er knyttet til oss som klient vil i utgangspunktet være knyttet til det selskapet du opptrer på vegne av og være knyttet til oppgitt kontaktinformasjon (navn, evt. adresse, telefonnr., mailadresse). Er du klient i kraft av deg som privatperson vil vi i tillegg til kontaktinformasjon også ha registrert din bankkonto (for oppgjørsformål) og i gitte tilfeller din adresse, hvis denne informasjonen vises i Brønnøysundregistrene og er knyttet til et registrert selskap der vi forventer at kontaktinformasjonen din ikke er privat, men tilhører din arbeidsgiver/arbeidsplass.

Personopplysninger Collectia behandler på kontaktpersoner og personell i selskaper vi har et kontraktfestet samarbeid med, det være seg som klient eller leverandør, vil i utgangspunktet være knyttet til det selskapet du opptrer på vegne av. informasjonen vises i Brønnøysundregistrene og er knyttet til et registrert selskap forventer at kontaktinformasjonen din ikke er privat, men tilhører din arbeidsgiver/arbeidsplass.
Er du klient i kraft av deg som privatperson vil vi i tillegg til avgitt kontaktinformasjon knyttet til samarbeidsavtalen herunder også din bankkontoinformasjon (for oppgjørsformål).

5.2 Formål:

I forkant av en samarbeidsavtale kan det være ulike diskusjoner via e-post og telefon. Collectia behandler opplysningene dine gjennom denne kontakten, samt for vurdering av dine behov og dermed for vurdering av riktig produktvalg. Ved inngåelse av en samarbeidsavtale behandler Collectia kontaktinformasjon om deg for å sikre at korrekt tjeneste blir levert og at alle parter og deres kontaktpersoner er korrekt identifisert. I samarbeidsperioden vil dine opplysninger bli registrert, oppdatert og brukt hvis, og i den grad, det er relevant for løsningen av oppgavene eller for klientforholdet ellers. Informasjon brukes også til å sikre personalisering av kommunikasjon, for støtte, og for forbedring og utvikling av tjenester. Dine opplysninger vil også bli behandlet i forbindelse med påmelding til Collectias nyhetsbrev.

5.3 Det juridiske grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger følger av:

Vår behandling av dine personopplysninger skjer primært på grunnlag av vår samarbeidsavtale og for å utføre oppgaven du har bedt om vår bistand til, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Vår behandling av dine personopplysninger kan også skje på grunnlag av reglene om bekjempelse av hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme og på grunnlag av personvernforordningens artikkel 6, pkt. 1, bokstav c og e. Det samme vil gjelde på grunnlag av andre lovpålagte forpliktelser som vi er eller kan være underlagt.

Videre kan behandling av dine personopplysninger skje på grunnlag av berettiget interesse jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den berettigede interessen som begrunner behandlingen vil være vår og din interesse i å kunne bli identifisert unikt som vår klient, for eksempel i forbindelse med (men ikke begrenset til) mulig innkreving av økonomisk saldo eller ivaretakelse av historikk som bevis i tilfelle eventuelle klager eller erstatningssaker.

Hvis du eier et selskap med personlig ansvar, benyttes både org. nr. og personnr. for identifikasjon jf. personvernforordningens artikkel 9(2)(f), som gjør det mulig for oss å behandle opplysninger som du selv har oppgitt, eller der behandlingen er nødvendig for at et rettskrav skal kunne fastslås, utøves eller forsvares. Dette for eksempel når et vedlegg av en av dine kunders eiendeler er gjort i forbindelse med behandlingen i forliksrådet til bruk ved registrering av vedlegget.

I tillegg kan vi benytte dine opplysninger i forbindelse med ditt abonnement på Collectias nyhetsbrev. Behandlingen skjer på grunnlag av ditt samtykke og i samsvar med personvernforordningen artikkel 4 nr. 11, jf. art. 7 og artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet.

Vår behandling av dine personopplysninger skjer innenfor rammen av personvernforordningen, Inkassoloven, Tvangsfullbyrdelsesloven og annen lovgivning som regulerer eller setter rammer for vår utførelse av den tildelte oppgaven.

5.4 Hvor dine personopplysninger kommer fra:

Først og fremst mottar vi dine personopplysninger fra deg i forbindelse med inngåelse og vedlikehold av samarbeidsavtalen. Dette kan gjøres skriftlig, under telefonsamtaler eller i forbindelse med eventuelle møter.

Vi vil fortløpende samle inn informasjon om dine ordinære masterdata som navn og adresse fra offentlig tilgjengelige databaser. På denne måten sikrer vi at informasjonen er oppdatert og korrekt.

Der det er hensiktsmessig, kan vi velge å innhente informasjon om dine økonomiske og personlige forhold fra offentlig tilgjengelige kilder, herunder kredittopplysningsbyråer  og det som er offentlig tilgjengelig på sosiale medier.

I tillegg kan vi samle inn informasjonen  jf. Personvernforordningen Art 14 1 på følgende måter:

• Epostadresse i forbindelse med påmelding til vårt nyhetsbrev
• via Foretaksregistret i Brønnøysund (brreg.no)
• via det sentrale folkeregister (idntifiert via fødselsnr med folkeregisterregistrert adresse)
• via leverandører av sosiale medier, reklame og analyse og ulike offentlig tilgjengelige databaser/registre
• via cookies når du bruker nettstedet (les mer om vår policy for håndtering av informasjonskapsler på følgende lenke: https://collectiagroup.no/info-senter/Informasjonskapselpolicy/

5.5 Mottakere eller kategorier av mottakere:

Vi kan utlevere personopplysningene dine til følgende mottakere:

• Motparten (din nåværende/tidligere kunde) eller dennes representant
• Domstolene
• Våre faste advokatpartnere, inkludert i forbindelse med eventuelle rettssaker
• Advokater eller andre som kan møte på våre vegne i forliksråd, tingrett eller andre rettsinstanser
• Medhjelpere som Namsmannen engasjerer i løpet av saksbehandling og evt tvangssfullbyrdelse
• Oversettere eller andre hvis tjenester er nødvendig i løpet av saksbehandlingen
• Skatteetaten, arbeidsgivere og som trenger å bli informert om et mulig utlegg
• Auksjonshus ansvarlig for tvangssalg av beslaglagt eiendel
• Offentlige myndigheter
• Kredittopplysningsbyråer

Internt i Collectia er det kun de av våre ansatte som har et arbeidsrelatert behov for å se dine personopplysninger som har tilgang til dem.  Alle ansatte er underlagt Taushetsplikten jfr. Inkassolovens §28.

Overføring til mottakere i tredjeland, herunder internasjonale organisasjoner:

Vi vil ikke overføre dine personopplysninger til mottakere utenfor Norge, med mindre du selv flytter til utlandet eller det er nødvendig for utførelsen av oppgaven.

Vi overfører personopplysninger til land utenfor EU og EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområde) kun hvis vi har et lovlig, rimelig og legitimt grunnlag for å gjøre det, og vi kan sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

5.6 Lagring av dine personopplysninger

Dine personopplysninger vil bli lagret så lenge samarbeidsavtalen består. De fleste av dine personopplysninger vil bli slettet 12 mnd etter at samarbeidet er avsluttet eller 12 mnd etter at siste oppdrag er utført og avsluttet. Personopplysninger som omfattes av blant annet bokføringsloven vil imidlertid først bli slettet iht. lovens reguleringer.

6.1 Hvilke typer personopplysninger behandler vi:

Ved oversendelse av oppdrag fra klient får Collectia overført nødvendig og grunnleggende informasjon knyttet til kravet som er sendt til innfordring. Vi er avhengige av ditt navn, fødselsdato og/eller personnummer, og kontaktinformasjon som adresse, telefonnummer og evt. e-postadresse for å kommunisere med deg og for å sikre en trygg og sikker identifikasjon. Opplysningene får vi fra våre klienter, deg selv eller leverandører/ distributører av offentlig tilgjenglige registre.

Vi kan også innhente kompletterende opplysninger fra:

• Det sentrale folkeregister
• Brønnøysundregistrene

For å gi oss grunnlag for vurderinger av din evne til oppgjør, inngå nedbetalingsavtaler og øvrige behandlingssteg kan vi også innhente opplysninger fra kredittopplysningsbyråer slik som ligningstall, betalingsanmerkninger, scoringverdi, eiendomsinteresser og næringsinteresser.

Informasjonen vi behandler om deg kan i tillegg inkludere (men ikke nødvendigvis) følgende:

• Opplysninger om gjeldsforholdet
• Arbeidsforhold og sosiale forhold
• Helsemessige forhold
• Mulige straffbare forhold

Hvis vi behandler opplysninger om din helsetilstand eller andre særlige kategorier/sensitive personopplysninger, f.eks. straffesaker, gjøres det for å fastslå kravet eller fullføre innkrevingen, eller fordi du har delt opplysningene med oss eller vår klient.

Opplysningene om deg vil bli registrert og brukt i tilfelle dersom det er relevant for inndrivelsen av gjelden.

Der vi i saksbehandlingen tar beslutninger som i betydelig grad påvirker den registrerte, sikrer vi at slike beslutninger ikke utelukkende skjer ved automatisert behandling.

6.2 Formål:

Collectia behandler personopplysninger som inkassoforetak med inkassobevilling med hjemmel i Inkassoloven av 13. mai 1988 med forskrift.  Innfordringen skjer i kraft av samarbeidsavtale med våre klienter og oversendte krav til innfordring, Behandlingen skal sikre en god innfordringsprosess i forhold til gjeldende regelverk.

Opplysningene brukes blant annet til å identifisere deg som rett skyldner og til løpende kontakt med deg. I løpet av sakens gang vil dine opplysninger bli registrert, oppdatert og brukt hvis og i den grad det er relevant for løsningen av saken eller for gjeldsforholdet ellers.

6.3 Rettslig grunnlag for vår behandling av dine personopplysninger:

Vi er ikke forpliktet til å innhente ditt samtykke til behandling av dine personopplysninger i forbindelse med formålene nevnt ovenfor.

Vår behandling av dine personopplysninger skjer innenfor rammen av blant annet inkassoloven, tvangsfullbyrdelsesloven, renteloven, kredittavtaleloven, bokføringsloven og forvaltningsloven. Vår behandling av personopplysninger om deg kan derfor skje på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, fordi behandlingen av personopplysninger om deg er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Riktig identifisering

Vår behandling av dine personopplysninger skjer på grunnlag av interesseavveiningsregelen i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. og allmenhetens interesse i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Den berettigede interessen som begrunner behandlingen vil være vår interesse i å kunne identifisere deg som debitor unikt, for eksempel i forbindelse med (men ikke begrenset til) inndrivelse av en økonomisk utestående mellom deg og vår klient eller ivaretakelse av våre egne interesser i tilfelle eventuelle klager eller erstatningssaker.

Personnummer

Vi behandler personnummeret ditt på grunnlag av personvernforordningens artikkel 9(2)(f), som gjør det mulig for oss å behandle opplysninger som du selv har oppgitt, eller der opplysningen er nødvendig for behandling, etablering, utøvelse eller forsvar av et rettskrav.

Helseopplysninger

Behandlingen av helseopplysninger om deg skjer på grunnlag av personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav e og f, som gjør det mulig for oss å behandle særlige kategorier av personopplysninger som du selv har oppgitt til eller der opplysningen er nødvendig for å behandle, fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Straffedommer og lovovertredelser

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er personvernforordningens artikkel 10 og inkassolovgivningen. Den berettigede interessen som begrunner behandlingen, er vår klients interesse i å få betaling for sine fordringer.

6.4 Hvor dine personopplysninger stammer fra:

Først og fremst mottar vi dine personopplysninger fra vår klient som du har gjeld til. Dine kundedata i vår klients database deles med oss ved oversendelse av krav til innfordring.

Dine personopplysninger kan også komme fra deg selv under saksbehandlingen. Dette kan være delt med oss både skriftlig, under telefonsamtaler eller ved høringer rettsapparatet.

Collectia foretar jevnlige oppdateringer angående dine ordinære opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og eventuelle eiendomsdata fra offentlig tilgjengelige databaser. På denne måten sikrer vi at informasjonen er oppdatert og korrekt.

Vi innhenter også informasjon om din økonomiske situasjon fra kredittopplysningsbyråer jfr. Pkt 6.1

I tillegg kan vi samle inn informasjonen din på følgende måter:

• via Det Sentrale Folkeregister
• via Foretaks- og enhetsregistret
• via sosiale medier og ulike offentlig tilgjengelige databaser/registre

via nettleserinformasjonskapsler når du bruker nettstedet (les mer om vår policy for håndtering av informasjonskapsler på følgende lenke: : https://collectiagroup.no/info-senter/Informasjonskapselpolicy/

6.5 Mottakere eller kategorier av mottakere:

I løpet av behandlingen av saken kan vi dele dine relevante personopplysninger til følgende mottakere, avhengig av sakens gang:

• Vår klient som du skylder penger
• Forliksråd, namsapparat, domstoler og politimyndighet
• Medhjelpere som engasjeres av namsapparat, domstoler og politimyndighet
• Våre faste advokatpartnere, inkludert i forbindelse med eventuelle rettssaker
• Advokater eller andre som kan møte på våre vegne i forliksråd, tingrett eller andre aktuelle rettsinstanser
• Forsikringsselskaper
• Oversettere eller andre hvis tjenester er påkrevd i løpet av saksbehandlingen
• Skatteetaten, arbeidsgivere, NAV eller andre som trenger å bli informert om et mulig utlegg herunder lønnstrekk
• Auksjonshus ansvarlig for tvangssalg av beslaglagt eiendel/ formuesgode
• Offentlige myndigheter
• Myndigheter som fører tilsyn med oss
• Kredittopplysningsbyråer
• Fullmektiger eller verger (herunder familiemedlemmer, gjeldsrådgivere og NAV)
• Inkassoregistret etter fullmakt

Internt i Collectia er det kun de av våre ansatte som har et arbeidsrelatert behov for å se dine personopplysninger som har tilgang til dem.  Disse opptrer i henhold til arbeidsinstruks herunder henvisning til taushetsplikt jfr. Inkassolovens §28.

Overføring til mottakere i tredjeland, herunder internasjonale organisasjoner:

Vi vil ikke overføre dine personopplysninger til mottakere utenfor Norge, med mindre du selv flytter til utlandet eller det er nødvendig for utførelsen av oppgaven.

Vi overfører kun personopplysninger til land utenfor EU og EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområde) hvis vi har et lovlig, rimelig og legitimt grunnlag for å gjøre det, og vi kan sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

6.6 Lagring av dine personopplysninger

Dine personopplysninger vil bli lagret så lenge saken er aktiv. 18 måneder etter at saken er avsluttet vil saken med dine personopplysninger bli gjort ikke tilgjengelig for saksbehandlere slik at kun et fåtall ansatte med arbeidsrelatert behov har tilgang til den.
Skjulingen foregår kontinuerlig og skjer ikke nødvendigvis på 18-månedersdagen . Endelig og permanent sletting av personopplysningene som er registrert på saken vil skje etter inneværende regnskapsår pluss 5 påfølgende år, regnet fra sakens slutt, da de kan ha regnskapsmessig relevans.

Vi ivaretar den registrertes rettigheter ved blant annet å behandle vedkommendes personopplysninger på en åpen og informativ måte. Dette betyr at vi informerer deg om at vi behandler dine personopplysninger og på hvilken måte behandlingen utøves, slik at du har mulighet til å hevde dine rettigheter.

Etter personvernforordningen har du en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av opplysninger om deg.

• Rett til innsyn
  Du har rett til å få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg.
• Rett til retting
  Hvis det er registrert feil opplysninger om deg, har du krav om å få disse opplysningene korrigert.
• Rett til sletting
  I spesielle tilfeller har du rett til å få opplysninger om deg slettet tidligere enn våre vanlige slettefrister inntreffer.
• Begrensing av behandlingen
  Den generelle databeskyttelsesforordningen gir deg rett til, i visse tilfeller, å begrense behandlingen av informasjonen din. Siden vi kun behandler relevante og relevante personopplysninger, og i samsvar med vårt rettslige grunnlag i personvernforordningens artikkel 6, pkt. 1, bokstav f og annen lovgivning for inkassovirksomhet, kan vår behandling av opplysninger som hovedregel ikke begrenses ytterligere.
• Rett til å protestere
  Personvernforordningen gir deg rett til å fremme innvendinger mot vår behandling av dine opplysninger. I så fall vil vi vurdere om det foreligger berettigede grunner for behandlingen.
• Rett til dataportabilitet
  Vilkårene for dette er ikke oppfylt i forhold til dine opplysninger hos Collectia AS siden det er lite relevant å portere opplysninger knyttet til innfordring av krav.

Dersom du vil benytte dine rettigheter, vennligst kontakt oss skriftlig for å sikre at det ikke oppstår misforståelser mellom oss. Benytt gjerne MittCollectia (Collectias skyldnerweb)for sikker kommunikasjon.  Om noen andre opptrer på dine vegne er det viktig med en utvetydig fullmakt.
Vi bestreber oss på å svare på alle henvendelser innen 1 måned fra mottak. Besvarelse skjer skriftlig i brevs form til din adresse i folkeregistret, nettstedet MittCollectia eller via digital epostkasse.

Du kan lese mer om dine rettigheter i Datatilsynets veiledning om de registrertes rettigheter, som du finner på www.datatilsynet.no.

I de tilfeller vi har utlevert personopplysninger til selskaper utenfor Collectia, sørger vi for at selskapene blir informert om eventuelle rettelser, slettinger eller begrensninger som er iverksatt.

Collectia har valgt å utnevne en intern GDPR-gruppe, som har fått delegert ansvar fra selskapets ledelse for å sikre at Collectia etterlever de til enhver tid gjeldende reglene innen personvern. I tillegg har GDPR-gruppen det overordnede ansvaret for at nødvendige retningslinjer, prosedyrer og retningslinjer utarbeides, iverksettes, oppdateres og kommuniseres i Collectia.

Ved spørsmål til denne personvernerklæringen eller retningslinjene for hvordan personopplysninger skal behandles, hvordan de registrertes rettigheter skal etterleves eller lignende, kan når som helst kontakte GDPR-gruppen.

Kontaktinformasjon for GDPR-gruppen:

E-post: gdprNO@collectiagroup.no

I henhold til gjeldende regler er Collectia ikke forpliktet til å utnevne et personvernombud. Siden vi tar vårt ansvar i forbindelse med behandling av personopplysninger svært alvorlig, har vi frivillig valgt å utnevne et eksternt personvernombud som hjelper Collectia og GDPR-gruppen med å overholde de til enhver tid gjeldende personvernkravene.

Skulle Datatilsynet utføre inspeksjoner eller kontakte Collectia, sørger GDPR-gruppen sammen med det øverste ledelsesnivået for at Datatilsynet mottar den forespurte informasjonen.

Videre sørger vi for at vi til enhver tid overholder de frister som Datatilsynet kan sette i forbindelse med en inspeksjon eller forespørsel.

10.1 Hvor kan du klage?

Hvis du ikke er fornøyd med måten vi behandler personopplysningene dine på, oppfordres du til å kontakte oss i første omgang, slik at vi sammen kan finne en løsning. Ref. pkt 7.

Hvis du etter dialog med oss fortsatt ikke er fornøyd med vår behandling av dine personopplysninger, har du rett til å sende inn en klage til Datatilsynet. Du kan lese mer om hvordan du klager til Datatilsynet her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/klage-til-datatilsynet/

Datatilsynets kontaktinformasjon

Datatilsynet
Postboks 458 Sentrum
0105 Oslo

Vi vil gjennomgå disse retningslinjene minst årlig og, om nødvendig, gjøre oppdateringer hvis det er endringer i vilkårene som er angitt i retningslinjene.

Personvernerklæringen ble sist gjennomgått den 10.03.2024.

11.1 Revisjoner