Purring
Her er alt du trenger å vite om å sende en purring til debitorer. Visste du for eksempel at purringer ikke er et krav for å starte en inkassoprosess?
Purre utestående fordringer
En purring, også kjent som en betalingspåminnelse, er en formell henvendelse til en debitor om manglende betaling. Hensikten med en purring er å minne om en ubetalt faktura eller et annet økonomisk mellomværende som ikke er blitt betalt.
Purringen gjør debitoren oppmerksom på at kreditor mangler betaling, noe som kan være nyttig dersom den manglende betalingen skyldes en forglemmelse hos debitor.
Juridisk sett kan en purring sendes gjennom de fleste kanaler og medier, men det gjøres oftest via e-post eller fysisk brev. Purringen kan først sendes når betalingsfristen er utløpt. Vi anbefaler at du bruker det mediet dere har kommunisert på tidligere, som regel e-post.
Det er mulig å legge til et purregebyr på en purring, men dette er en valgmulighet for kreditor og ikke et krav.
I motsetning til hva mange tror, er det ingen lovpålagt plikt til å sende en purring før du starter inkasso eller går til retten. Det eneste som kreves er at det er sendt et inkassovarsel.
Hvordan lager man en purring?
Mange spør oss: “Hva skal en purring inneholde?” Heldigvis er det ganske enkelt å lage en purring.
Purringen bør inneholde en tydelig forklaring på hva debitor skylder og hvorfor. Ofte er det en god idé å referere til den opprinnelige fakturaen.
En purring kan utformes og designes som du ønsker – målet er alltid å minne debitor på at det finnes et utestående beløp til din bedrift i form av en ubetalt faktura.
Purringen kan inkludere et purregebyr, men da må du vente 14 dager etter forfall på faktura før du sender purringen.
Selv om mange likestiller en purring med et purregebyr, er det juridisk sett ikke det samme. Et purregebyr er et gebyr på 35 NOK som kan legges til en sendt purring.
Det finnes mange måter å lage en purring på – vi anbefaler at du bruker vår gratis purringsmal. Ved å bruke den, sikrer du at alle formelle krav til purringen oppfylles.
Gratis purringsmal
Vi har utarbeidet en purringsmal for deg som ønsker å sende purringer selv (vi kan også gjøre det for deg). Ved å laste ned vår mal, er du sikker på at dine purringer oppfyller alle lovkrav.
Når kan jeg purre for manglende betaling?
Svaret er enkelt; når betalingsfristen er overskredet.
Husk at hvis debitor betaler fakturaen på betalingsfristen, er det ikke sikkert at betalingen blir registrert hos deg samme dag. Det avhenger blant annet av om debitor har samme bank som kreditor.
Hvis debitor har betalt på fristdagen eller før, er fakturaen juridisk sett betalt i tide, selv om kreditor ikke har mottatt pengene ennå.
Vi anbefaler derfor at du venter et par dager med å sende purringen. På denne måten er du sikker på om betalingen har kommet eller ikke. Enkelte banker kan bruke 1-3 virkedager før beløpet blir synlig hos kreditor. Ved utenlandske transaksjoner kan det ta enda lenger tid.
Husk muligheten for kompensasjonsgebyret (EU-gebyr)
Flere og flere bedrifter glemmer kompensasjonsgebyret. Som kreditor kan du pålegge alle dine bedriftskunder et såkalt kompensasjonsgebyr ved manglende betaling. Du bestemmer selv hvor stort gebyret skal være innenfor maksimalsatsen på kr 470. Gebyret kan pålegges når som helst i purreprosessen – og kan i prinsippet pålegges umiddelbart etter fakturaens forfallsdato er overskredet.
Kompensasjonsgebyret skal ses som en kompensasjon for de ekstra utgiftene som er forbundet med å purre kundene for manglende betaling.
Må jeg sende purringer før inkasso?
Nei, det er ingen krav om å sende purringer før du overlater saken til et inkassoselskap.
Purringer er en mulighet for deg som bedrift til å purre på betaling og minne dine debitorer om at dere har et økonomisk mellomværende, ofte i form av en ubetalt faktura.
Mange tror feilaktig at man må ha sendt purringer før man kan starte en inkassosak, men det stemmer ikke. Du må bare sende et inkassovarsel eller la ditt inkassoselskap eller advokat gjøre dette for deg.
Vår anbefaling for utsendelse av purringer
Vi anbefaler at du som bedriftsleder, regnskapsfører eller ansvarlig for purringer i din bedrift, utformer en purringspolicy/kredittpolicy som definerer hvordan dere håndterer kunder som ikke betaler i tide.
Det finnes ingen riktig eller feil praksis når det gjelder purringer. Vår klare anbefaling er imidlertid at dere er konsekvente og følger den policyen dere har satt.
Les også: Effektiv purreprosess – Slik sikrer du at kunden betaler
Eksempel på en purringspolicy
Selv om purreforløpet kan variere betydelig, ser vi ofte at mange bedrifter følger en klassisk modell. En typisk purreprosess kan for eksempel se slik ut:
- Dag 0: Fakturaen forfaller uten mottatt betaling
- Dag 17: Purring
Betalingspåminnelse med purregebyr i en vennlig tone – den manglende betalingen kan være en forglemmelse - Dag 34: Inkassovarsel
Send inkassovarsel med riktig tekst og purregebyr - Dag 50: Inkasso
Oversend saken til inkasso
Hvis det fortsatt ikke er noen reaksjon fra skyldner, bør det sendes et inkassovarsel.
Din bedrift bestemmer selv policyen på området. Vi anbefaler følgende:
- Aldri dropp et krav uansett størrelse – inkasso kan lønne seg.
- Vær konsekvent i deres purringspolicy, uansett hva dere bestemmer dere for.
- Vær konsekvent overfor alle dårlige betalere.
- Før regnskap ofte og løpende, slik at du alltid vet hva som er utestående.
- Innfør faste rutiner for utsendelse av purringer, gjerne på faste dager.
- Alle kan glemme å betale en faktura, så purringer er nødvendige.
Hos oss i Collectia har vi purringstjenester integrert i våre produkter
Vil du slippe å sende purringer selv, la oss gjøre det! Utsendelse av purringer er ofte inkludert i våre tjenester.
Den første henvendelsen til din debitor fra Collectia vil ofte være en purring og et inkassovarsel, sendt med brevpost.
Betales ikke denne henvendelsen, fortsetter saken automatisk uten at du trenger å gjøre noe mer. Det eneste du må gjøre er å sende oss de ubetalte fakturaene, så tar vi oss av utsendelsen av purringer og inkassovarsel – det er helt gratis å komme i gang.
