Effektiv purreprosess – Slik sikrer du at kunden betaler

Ønsker du å redusere antall ubetalte fakturaer og forsinkede betalinger, er det essensielt å handle raskt og konsistent i oppfølgingen av dine debitorer. Derfor er det avgjørende at du etablerer en god prosedyre for purringer, slik at alle frister og juridiske krav oppfylles.

I denne korte veiledningen vil jeg forsøke å gi deg en bedre forståelse av hvordan en effektiv oppfølgingsprosess kan se ut, og svare på noen av de vanligste spørsmålene. Ved å ha kontroll på din interne purrerutiner, kan du forhåpentligvis unngå å bruke tid og energi på ubetalte krav, inkludert inkasso, i fremtiden. Ressurser som selvfølgelig er bedre brukt på utvikling og drift av din virksomhet.

Hvor raskt bør jeg sende en purring?

Når en kunde misligholder sin betalingsforpliktelse er det viktig at du ikke venter for lenge med å purre. En purring er en betalingspåminnelse eller et varsel. Du kan sende en purring når som helst etter forfall på faktura, selv dagen etter, men merk at du ikke kan ta gebyr før det er gått 14 dager etter forfall.

Du kan også sende et inkassovarsel uten gebyr når som helst etter forfall på fakturaen. Men vi vil anbefale at du venter tre dager etter forfall på faktura før du starter purreprosessen, siden betalinger gjort til forfall først vises på konto etter noen dager.

Er du rask med å minne kunden om den utestående betalingen, øker sjansen for at du får pengene dine tilbake. Samtidig gir du kunden mindre rom for å komme med dårlige unnskyldninger for ikke å kunne/ville betale. Det er viktig å være ‘topp of mind’ i denne prosessen. Å være raskt ute med å purre sender dessuten et tydelig og profesjonelt signal om at du har full kontroll på reskontroen, samt at du “oppdrar” kundene til å betale fakturaen innen forfallsfristen.

Hvor mange ganger bør jeg sende purring?

Det er opp til deg hvor mange purringer du vil sende kunden før du sender inkassovarsel. Men vi anbefaler at dette ikke strekker unødvendig ut i tid, da dette minsker sjansen for snarlig oppgjør. Du er dessuten kun pliktig til å sende inkassovarsel før en sak oversendes til inkasso, så om du ønsker å føre en tøffere purre prosess kan du gå rett på inkassovarsel.

Hvor mye kan jeg ta i purregbeyr?

Loven gir deg rett til å kreve inntil to purregebyr, se inkassoforskriften § 1-3. Du kan da enten sende to purringer med purregbyr eller en purring og et inkassovarsel hvor begge har purregebyr. For å kunne pålegge purregbeyr må det ha gått minst 14 dager etter forfall på faktura.

Purregebyrets størrelse skal være 1/20 del av inkassosatsen, se inkassoforskriften § 1-2. Pr 2024 kan du ta 35 kr pr purregebyr. Jeg anbefaler at du bruker profesjonelle maler for purringer, og at du maksimalt sender 2 – 3 stykker før du eventuelt overlater fakturaen til inndrivelse hos et inkassobyrå.

Eksempel på en purreprosess

Nedenfor kan du se et eksempel på hvordan din purreprosess kan utformes. Du er selvfølgelig velkommen til å la deg inspirere. Det er imidlertid viktig at du følger alle retningslinjer.

Betalingspåminnelse

3 dager etter fakturaens forfall (uten gebyr) eller 14 dager etter fakturaens forfall (med gebyr), kan du sende ut den første påminnelsen. Vær vennlig i din første henvendelse. Manglende betaling kan være på grunn av en uskyldig forglemmelse, kryssende betalinger, feil i ekspedisjon, sykdom, misforståelser hos kunden, eller andre uforutsette omstendigheter. Påminnelsen kan sendes elektronisk.

Inkassovarsel

Reagerer ikke kunden på betalingspåminnelsen, bør du sende inkassovarsel. Her må du være veldig tydelig i tonen og gjøre det klart for kunden at saken vil bli sendt til inkasso ved fortsatt manglende betaling, noe som kan medføre ytterligere kostnader. I inkassovarselet legger du til et purregebyr om det er gått lang nok tid etter forfall på faktura. Kunden får en betalingsfrist på 14 dager.

Selvfølgelig kan du velge å sende tre purringer totalt. Men hvis kunden ikke betaler etter første og andre brev, er sannsynligheten for at de vil betale etter purring 3, meget lav.

Merk: Hvis du velger å ikke pålegge et purregebyr, kan betalingsfristen være kortere enn 14 dager. Likevel må betalingsfristen alltid være 14 dager på inkassovarselet, uavhengig av om du har pålagt et gebyr eller ikke.

Gyldig inkassovarsel

Hvis du velger å sende et inkassovarsel, må du sørge for at det er gyldig i henhold til inkassoloven. Hvis det ikke er gyldig, kan du ikke lovlig sende kunden videre til inkasso.

Ditt inkassovarsel må minst inneholde:

Navn og adresse på kunden din
Dine egne bedriftsopplysninger
Det totale skyldige beløpet inkl. eventuelle renter og purregebyr
Den opprinnelige hovedstolen
Det må vises til hvilken faktura det purres betaling for

Du må også informere kunden om at saken ved fortsatt manglende betaling vil bli overført til inkasso, og at ytterligere kostnader kan påløpe. Du må samtidig opplyse om at de får en betalingsfrist på minst 14 dager. Regler for dette finnes i inkassoloven § 9.

Merk: Du er forpliktet til å sende et inkassovarsel før du overfører saken til inkasso, hvis ikke det er avtalt at inkassoselskapet også skal sende inkassovarselet.

Standardkompensasjon:

Hvis kunden din er næringsdrivende, kan du isteden for purregebyr pålegge EU-gebyr. Du kan sende inkassovarsel med EU-gebyr når som helst etter forfall på faktura, og du kan velge hvor stort dette gebyret skal være innenfor maksimalsatsen på kr 470 (2024).

Min kunde betaler fortsatt ikke?

Hvis du befinner deg i den uheldige situasjonen at din kunde fortsatt ikke betaler sin regning eller reagerer på dine henvendelser, kan inkasso være neste steg. Det bør også vurderes om et eksternt selskap bør håndtere din purreprosess. At purringen kommer fra en tredjepart har ofte en sterkere effekt. Det signaliserer at du er klar til å ta saken videre hvis kunden ignorerer de sendte purringene.

Hos Collectia tilbyr vi full-service innkreving slik at alle retningslinjer overholdes. Vi kan assistere med alt fra utsendelse av betalingspåminnelse og inkassovarsler til håndtering av inkasso, tvangsfullbyrdelse og juridisk rådgivning.

Vær oppmerksom på at det fra forfallsdato på fakturaen og til saken bør sendes til inkasso, maksimalt bør gå to måneder. Jo ferskere kravet er, desto større er sannsynligheten for å innkreve det. Venter du for lenge, er risikoen stor for økonomisk tap.

Er du usikker på om de purringer og inkassovarsler som du selv sender oppfyller alle lovkrav, kan vi bistå. Vi kan hjelpe deg med å få tilbake pengene dine uten å ødelegge forholdet til kunden – Så kan du bruke ressursene dine mer effektivt andre steder i virksomheten.