Opprett sikre rammer for håndteringen av dine purringer og inkassosaker

De fleste bedrifter har etter hvert tatt GDPR på alvor. Samtidig har temaet rundt behandlingen av kunders data virkelig kommet på agendaen i de fleste norske bedrifter – både store og små. Den økte oppmerksomheten rundt GDPR og behandling av personopplysninger er også noe vi merker hos Collectia.

Vi får stadig spørsmål om vår håndtering av debitorer, inkludert hvordan vi, og våre kunder, bør og kan håndtere dårlige betalere på best mulig måte – slik at lover, regler, og profesjonell håndtering overholdes. Tidligere denne måneden holdt vi et inkassokurs i Oslo, og her fikk vi et spørsmål om hvordan man korrekt og lovlig kommuniserer med debitorer. Dette var et utmerket spørsmål og tema, som vi selvfølgelig finner interessant og svært relevant. I denne artikkelen vil vi gi noen tips som du kan vurdere i deres fremtidige håndtering av debitorer.

Kryptert kommunikasjon

Vi anbefaler alltid at du som kreditor krypterer kommunikasjonen mellom deg og din debitor. Dette sikrer at kun du og debitor har tilgang til deres kommunikasjon.

Hvis deres kommunikasjon inneholder personopplysninger, er det spesielt viktig at kommunikasjonen skjer direkte mellom de berørte partene.

Bruker du, som de fleste andre norske bedrifter, Microsoft Office / Microsoft 365 – er det relativt enkelt å benytte meldingskryptering. Kontakt din IT-administrator for mer informasjon.

Begrens antall ansatte som har tilgang til deres purringer og inkassosaker

Vi ser ofte at altfor mange i bedriften har tilgang til informasjon som ikke angår dem eller deres arbeidsfunksjon – noe som kan være uheldig. Vi anbefaler at din bedrift begrenser tilgangen til debitorers personopplysninger så mye som mulig. Tilgangen bør kun gis til relevante personer i bedriften som aktivt bruker informasjonen. Begynn for eksempel med å begrense tilgangen til bedriftens ERP-system, ordresystem, og andre systemer hvor betalings-, purrings– og inkassoinformasjon fremkommer.

Overfør dine saker digitalt til din inkassopartner

Om du bruker et inkassoselskap for innkreving av utestående fordringer, anbefaler vi at du overfører dine saker via en digital plattform – eller på annen måte kryptert. Dette sikrer at kun du og/eller din inkassopartner er kjent med sakene.

Still krav til din inkassopartner

Hvis du bruker en ekstern partner for å håndtere din fakturaoppfølging, anbefaler vi at du stiller flere krav til dem. Det er ikke bare måten de håndterer dine saker på du skal stille krav til, men også hvordan de kommuniserer med dine debitorer.

Ved å stille krav til ditt inkassoselskap, oppnår de en forståelse for hva du som bedrift ønsker – og ikke minst hvordan du ønsker at dine saker håndteres.

De fleste inkassoselskaper kan ofte på en enkel og oversiktlig måte vise og dokumentere hvordan hvert enkelt steg i din sak blir håndtert.

Velg en inkassoleverandør som samler kommunikasjonen på en digital plattform

Det er mange måter å drive inkasso på. Dette gjelder også hvordan inkassoselskapet kommuniserer med debitorer og sine kunder.

Vi anbefaler at du velger en inkassoleverandør med en solid digital plattform, hvor all kommunikasjon er integrert. På denne måten minimerer du e-postkommunikasjon og lignende én-til-én kommunikasjon – og samler all kommunikasjon på et sentralt sted.

Flere inkassoselskaper har i dag ofte en digital plattform, hvor du som kreditor kan logge inn og følge, se, avslutte og kommunisere rundt dine inkassosaker.

Lang erfaring med respekt for debitor og kreditors data

Gjennom årene har vi opparbeidet oss en betydelig erfaring innen inkasso, noe som har gitt oss dyptgående kunnskap om viktigheten av å behandle både debitor og kreditor med den største respekt og korrekthet.

Hos Collectia benytter vi vår selvutviklede digitale plattform, som gjør det mulig for deg å opprette, overvåke og kommunisere om dine inkassosaker. Dette systemet garanterer en effektiv håndtering av dine saker, samtidig som det sikrer at kun autoriserte brukere og personell har tilgang.

Vi tilbyr også dine debitorer en sikker plattform der de kan betale kravet sitt, spørre om betalingsordninger eller kontakte oss direkte.