Ti tips for å unngå dårlige betalere

Som næringsdrivende er det nesten uunngåelig at du en eller annen gang vil støte på en dårlig betaler.  Du har levert et arbeid eller en tjeneste og har derfor rett på betaling for dette.

Her gir vi deg noen tips slik at du i fremtiden bedre kan identifisere en dårlig betaler og eventuelt avvise personen eller firmaet på forhånd. Kunnskap om kundens bakgrunn og økonomi, samt klare rutiner innad i firmaet, er avgjørende for å unngå dårlige betalere og manglende betalinger.

1.   Bli kjent med kunden din

Skaff så mye informasjon om kunden som mulig for å ha en klar forståelse av kundens identitet og troverdighet. ID, dokumentasjon, kredittsjekk, og organisasjonsnummer er bare noen av ressursene som kan hjelpe deg med å føle deg trygg. Google er også et enkelt og effektivt verktøy for å unngå dårlige betalere.

Dessverre ser vi at bedrifter sjelden benytter seg av ovennevnte når de etablerer en ny kunderelasjon.

Husk også å sjekke om kunden allerede er registrert med dårlig betalingshistorikk og deres kredittverdighet.

2.   Få alt skriftlig

Tillit er bra, men det er dessverre ikke alltid nok hvis dere ender opp med å være uenige om avtalevilkårene. Derfor bør alle avtaler være skriftlige slik at det ikke er noen tvil om at transaksjonen har blitt fullført. Avklar på forhånd hvordan du vil håndtere ubetalte regninger, da dette har vist seg å være effektivt for å oppmuntre til betaling i tide.

Det hender at kjøperen og selgeren er uenige om innholdet i den faktiske avtalen. Hvis dette er tilfelle, og kjøperen har motsatt seg fakturakravet, kan du ifølge norsk lov ikke starte en inkassosak i håp om å inndrive din fordring. Dette skaper en tvist som først må løses. Å få en bekreftelse på avtalen via e-post er en enkel løsning på dette problemet. En muntlig avtale er selvfølgelig også bindende, men det er vanskelig å bevise det i retten om det skulle bli nødvendig.

3.   Send fakturaen din i dag – ikke i morgen

Husk å sende fakturaen til kunden så snart som mulig. Man skulle ikke tro det, men mange bedrifter venter altfor lenge med å sende en faktura for utført arbeid. Dette gir kunden lang kredittid og reduserer din kontantstrøm. Det handler om å sende et klart signal til kunden. Hvis fakturaen sendes raskt, kan du også forvente at den blir betalt raskt, i det minste før forfallsdatoen. Hvis fakturaen sendes flere uker etter at arbeidet er utført, kan kunden i noen tilfeller føle at det er greit å vente litt med betalingen.

Samme regel gjelder for inkasso. Jo lenger du venter med å sende den ubetalte fakturaen til inndriving, desto vanskeligere blir det å få tilbake pengene.

4.   Opprett en sterk policy for påminnelser og klare vilkår

Sørg for at kunden forstår og godtar dine vilkår. Hvis det er for mange motsetninger her, kan det være et tegn på dårlig kredittverdighet. Hvis det verste skulle skje, bør du ha en handlingsplan som beskriver hvordan du skal fortsette og hvem som vil hjelpe deg med å få pengene dine tilbake.

Hvis du har en ubetalt faktura, er det viktig å handle raskt. Det øker sjansene for å få tilbake pengene betraktelig. Selvfølgelig kan du selv sende påminnelser og betalingsvarsler samt inkassovarsler til kundene dine. Men du må være konsekvent og følge prosedyren som er angitt i din policy/vilkår.

Din policy bør også tydelig angi hva som skjer hvis betalingen fortsatt mangler etter påminnelsesprosessen. Vil dere bruke et inkassobyrå for å kreve inn kravet?

Det er ingen gullstandard for hvilke og hvor mange tiltak bedriften din bør ta. Men en konsekvent og åpen prosess øker sjansene for å få tilbake pengene dine.

5. Vær konsekvent

Hvis du har fastsatt en prosedyre for dårlige betalere, er det viktig å være konsekvent. Hvis du har gitt kunden 14 dager på å betale, bør du ta tiltak på dag 17. Hvis du tøyer dine egne regler, kan ryktet raskt spre seg blant andre kunder som kan dra nytte av dette. Vær konsekvent i hvert enkelt tilfelle – det sender et klart signal om at folk bare bør gjøre forretninger med deg hvis de har til hensikt å betale.

6. Utfør bakgrunnssjekk og eventuelt kredittvurderinger

Det er mange måter å utføre en enkel bakgrunnssjekk av nye kunder på. Vi anbefaler at du alltid gjør dette for å sikre gode forretningsforhold. Sjekk kunden på Google (eller se anmeldelser på Trustpilot) og se på deres offentlig tilgjengelige regnskaper. Hvis et selskap har eksistert i mange år med positive resultater, bør du selvfølgelig være mindre bekymret for å handle med dem enn et selskap som ennå ikke har levert sin første årsrapport.

Kredittsjekk er også et nyttig verktøy for å vurdere eksisterende og potensielle kunders betalingsevne. Det er flere online plattformer (Evry, Experian, Bisnode og Creditsafe) hvor du kan sjekke kunden og se om de har betalingsanmerkninger. Å gi kreditt til en kunde som er registrert som en dårlig betaler kan være en veldig dyr lærepenge.

7.   Ta en titt på kundens økonomi

Alle selskaper som er pålagt å føre regnskap, har sine regnskaper digitalt tilgjengelige, og du finner dette for eksempel på regnskapstall.no eller proff.no. Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen er offentlige. Hvor mye informasjon som er tilgjengelig avhenger av selskapets type. For det meste kan du se selskapets egenkapital, enten det er et enkeltpersonforetak eller et større selskap. Hvis selskapets egenkapital er veldig lav, kan det indikere at selskapets betalingsevne er lav. Et godt tips er å sammenligne kunden med andre selskaper i samme eller lignende bransjer.

En annen nøkkelfaktor jeg anbefaler å se på er likviditetsforholdet*. Denne nøkkelfaktoren kan brukes som en indikator på selskapets betalingsevne. Dette er et mål på forholdet mellom selskapets omløpsmidler og kortsiktige gjeld (hvor stor andel av omløpsmidlene som består av kortsiktig gjeld). Resultatet vil vise: større eller mindre enn ett. Når den er mindre enn 1 indikerer det en større sannsynlighet for mislighold av betalingsforpliktelser. 

*Likviditetsforhold = omløpsmidler  / kortsiktig gjeld

8.   Krev forskuddsbetaling

Hodepinen med å håndtere dårlige betalere og mulig inkasso kan i stor grad unngås ved å kreve forskuddsbetaling (eller bankgaranti) og benytte løpende betalinger. Det høres enkelt ut, men de fleste gjør det ikke. Min teori er at bedriftseiere er redd for å sende feil signaler til både eksisterende og nye kunder. Samtidig tror jeg det sender et sterkt signal til kundene om at du er en seriøs bedrift som står bak produktene/tjenestene dine.

For mange bedrifter (spesielt håndverksbedrifter) avhenger nye jobber/prosjekter av tilstrekkelig likviditet. Men manglende betaling fra et tidligere prosjekt kan være en hindring for å starte et nytt prosjekt. I noen tilfeller kan dette føre til at selskapet legges ned. Jeg anbefaler derfor selskaper som har store fordringer (når det kommer til innkjøp av materialer og råvarer) å vurdere forskuddsbetaling som en løsning.

Hvis kunden er villig til å betale 10-20 % i forskudd, er dette ofte et tegn på at kunden er engasjert og har til hensikt å betale hele beløpet til slutt. Hvis kunden nekter å betale på forskudd, ser jeg det som et tydelig faresignal, og derfor ville jeg unngått å handle med dem.

9.   Behold sunn fornuft

Selvfølgelig har de fleste entreprenører/forretningsfolk en forretningsmessig sans og et øye for gode avtaler. Disse egenskapene er viktigere enn noe annet å forholde seg til. Du kan selvsagt minimere risikoen for å handle med dårlige betalere ved å følge noen av disse tipsene. Men din magefølelse og intuisjon bør være det viktigste. Hvis du føler deg usikker på å gjøre forretninger med kunden, til tross for gode regnskap og løfter, bør du trekke deg ut.

10.   Ha et inkassobyrå

Hvis du ender opp i den uheldige situasjonen at kunden ikke betaler fakturaen til tross for påminnelser og forsøk på å kontakte ham, bør du ha et inkassobyrå klart. Som tidligere beskrevet er det viktig å handle raskt. Jeg anbefaler derfor at du finner en partner allerede nå (før en inkassosak er startet) som kan ta neste steg. Samtidig anbefaler jeg at du ikke lar din ubetalte faktura ligge for lenge. Det bør ikke gå mer enn 40 dager mellom fakturaens forfallsdato og den dagen den sendes inn for inndrivelse. Går det lenger tid, reduseres sannsynligheten betydelig for å få pengene tilbake.