Send alltid et inkassovarsel

Arbeidet er fullført, fakturaen er sendt – men betalingen uteblir, og det er nå tid for å sende et inkassovarsel; hva gjør du?

Mange norske virksomheter, både små og store, støter på utfordringer med utestående betalinger, og her hos Collectia bistår vi mange av dem – med alt fra inkasso, utsending av purringer, inkassovarsler og helt frem til rettslige skritt.

Heldigvis har du som næringsdrivende mange muligheter selv når betalingen uteblir – å sende et inkassovarsel er en av disse tiltakene.

I denne artikkelen går vi gjennom alt du trenger å vite om inkassovarsler; hva det er, hvorfor det er nødvendig å sende det – og hva loven sier om emnet. Vi tilbyr også en mulighet for å laste ned et gratis eksempel på et inkassovarsel / mal, som du kan bruke etter behov.

Inkassovarsel – hva er det?

Et inkassovarsel er i all enkelthet en forhåndsvarsling om inkassotiltak – et varsel til din debitor om at ytterligere tiltak i form av inkasso kan bli iverksatt dersom betalingen fortsatt uteblir.

Inkassovarselet er definert i inkassoloven §9 – som sier at før det kan igangsettes inkassotiltak skal det være sendt: «skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk”.

Det betyr at et inkassovarsel må sendes før inkassoprosessen kan starte – for eksempel gjennom påleggelse av ytterligere gebyrer, oppringninger og lignende tiltak.

Inkassoloven spesifiserer ikke hvem som skal sende inkassovarselet, og det er dermed helt i orden at du selv eller ditt inkassobyrå gjør det – så lenge det blir gjort før inkasso. Hos inkassoselskapet Collectia sender vi for eksempel alltid inkassovarselet på vegne av våre kunder, dersom de ikke selv har gjort det.

Når skal og kan jeg sende et inkassovarsel?

Det finnes ingen lovgivning som spesifiserer nøyaktig når du kan og bør sende et inkassovarsel – det avhenger av deg selv og din virksomhets policy, så lenge det sendes etter forfallsdatoen.

Prinsipielt kan du sende et inkassovarsel umiddelbart etter forfallsdatoen, når du har konstatert at betalingen uteblir.

I praksis sender de fleste virksomheter sine første purringer og inkassovarsler mellom 7 og 14 dager etter forfall – men dette er helt opp til din bedrifts policy.

Purringer og inkassovarsel?

Det mange ikke vet, er at purringer og inkassovarsler i prinsippet er uavhengige av hverandre, og at purringer (med eller uten purregebyr) er valgfritt for virksomheten å sende – i motsetning til inkassovarselet, som er obligatorisk hvis man ønsker å starte en inkassoprosess.

Med andre ord, du trenger ikke å sende 1, 2 eller 3 purringer før du sender et inkassovarsel, du kan i prinsippet bare sende inkassovarselet, uten forutgående purringer. Dette er helt opp til din bedrifts policy.

Mange virksomheter har tradisjonelt ofte sendt 1 eller 2 purringer og deretter sendt inkassovarselet. Dette kan være en fordel hvis man ønsker å pålegge purregebyr på sin debitor, men også en ulempe siden inkassoprosessen blir forsinket med minst 14 dager hver gang – og dermed påvirker din likviditet.

Du kan godt pålegge et purregebyr på et inkassovarsel, men merk at det da må ha gått 14 dager etter forfall på fakturaen.

Last ned gratis mal for inkassovarsel

Last ned gratis mal for purring

Hva skal et inkassovarsel inneholde?

Det finnes ingen lovfestet mal eller form for et inkassovarsel, og du kan i prinsippet utforme det helt som du selv ønsker. Inkassoloven krever imidlertid to viktige elementer i ditt inkassovarsel for at det skal være gyldig:

En frist på minst 14 dager for betaling
En tydelig kommunikasjon til din kunde om at saken, ved fortsatt manglende betaling, vil bli sendt til inkasso, hvilket kan medføre ytterligere omkostninger

Minst 14 dager

Du må gi din debitor minst 14 dager til å betale inkassovarselet, og dersom dette ikke skjer kan ytterligere tiltak iverksettes. Hvis du ikke gir debitor minst 14 dager til å betale, er inkassovarselet ditt ikke gyldig – og du kan i prinsippet ikke foreta ytterligere handlinger. Loven definerer de 14 dagene som «minst» – og du kan dermed gjerne gi mer enn 14 dager, men ikke mindre.

Vår anbefaling er at du bruker vår mal for inkassovarsel – som oppfyller alle vanlige krav og formaliteter.

Send ditt inkassovarsel

I lovgivningen står det at varselet skal være skriftlig, men du kan sende varselet både per post eller på e-post.

Vi anbefaler at du sender inkassovarselet på samme måte som den øvrige kommunikasjonen om salget har foregått, da du på denne måten sikrer at du når frem til debitor.

Etter inkassovarselet

Formålet med inkassovarselet er å varsle om ytterligere tiltak dersom inkassovarselet ikke blir betalt innen minst 14 dager.

De fleste inkassovarsler fører heldigvis til at de fleste debitorer betaler det utestående beløpet. Dermed er saken avsluttet, og du trenger ikke å gjøre noe mer.

Dersom debitor ikke betaler innen den angitte fristen på minst 14 dager, har du deretter muligheten til å sende saken til inkasso, for eksempel til oss i Collectia. Les mer om vår tjeneste her.

Ofte stilte spørsmål om utsendelse av inkassovarsel

Kan jeg sende et inkassovarsel flere ganger?

Ja, det er ingen lovmessige krav til hvor mange ganger du kan sende ditt inkassovarsel – så lenge de ikke sendes igjen innenfor betalingsfristen på minst 14 dager.

Her hos Collectia anbefaler vi ikke å sende et inkassovarsel mer enn én gang.

Kan jeg pålegge et purregebyr på mitt inkassovarsel?

Ja, du kan pålegge et purregebyr, forutsatt at du ikke tidligere har pålagt maksimalt 2 purregebyrer i eventuelle tidligere purringer. Det må også ha gått 14 dager etter forfall på fakturaen.