Slik blir du klar for inkasso
Inkasso er et effektivt virkemiddel når dine kunder ikke betaler fakturaene sine – uavhengig av om du velger å gjøre det selv, eller benytter et inkassoselskap til å hjelpe deg med dine inkassosaker.
Inkasso er ingen garanti for at kunden betaler, men det finnes faktisk mange tiltak du som kreditor kan iverksette for å betydelig øke sjansene dine.
I denne artikkelen fokuserer vi på tiltakene du kan og bør gjennomføre for å optimalisere innkrevingen – for deg selv, din kunde og ditt inkassoselskap.
1. Rask oppstart gir raskere penger inn
Det høres kanskje åpenbart ut, men jo raskere du starter inkassoprosessen, jo raskere får du pengene dine.
Ikke bare fremskyndes prosessen, men vår erfaring viser at en rask reaksjon overfor skyldneren utstråler seriøsitet og profesjonalitet – og det øker dine sjanser betydelig for å få snarlig oppgjør.
Vår anbefaling er at du eller ditt inkassoselskap reagerer senest 7-14 dager etter forfallsdatoen. Dette kan for eksempel være i form av en telefonsamtale til kunden eller utsendelse av en betalingspåminnelse (purringer eller inkassovarsel).
2. Korrekt informasjon er avgjørende for effektiv inkasso
Mange bedrifter er fortsatt dårlige til å samle inn grunnleggende informasjon om kundene sine; fullt navn, adresse, orgnr/personnummer, mailadresse og telefonnummer.
Hvis en inkassoprosess starter med mangelfulle, feil eller ingen opplysninger om en debitor, går det med unødvendig tid, og i verste fall må en inkassosak avsluttes fordi du kun har et navn og et telefonnummer.
Vår anbefaling er derfor at du alltid innhenter så mye informasjon om kunden din som mulig, og eventuelt benytter verktøy som f.eks Brønnøysundregisteret, Proff eller Experian for å sikre at informasjonen er korrekt. Dermed kan en inkassosak startes få timer etter at den er overført til et inkassoselskap – i stedet for kanskje aldri å bli startet på grunn av manglende informasjon.
Sørg derfor alltid for at ditt ERP-system eller regnskapsprogram inneholder denne informasjonen før du starter arbeidet.
3. Bruk en faktura som er lett å forstå
Altfor mange bedrifter bruker fakturaer som inneholder for lite informasjon om kunden og hva kunden har kjøpt.
Vår erfaring viser at jo mer spesifikk og nøyaktig du er med å beskrive hva, hvor mye og når en vare eller tjeneste er levert på fakturaen, jo klarere blir kjøpet. Dette vil også kunden sette pris på.
En detaljert faktura bidrar også til å gjøre det enkelt for et eventuelt inkassoselskap å forstå hva som er det leverte produktet. På denne måten blir det enklere for en tredjepart å svare hvis skyldneren har spørsmål til kravet og sakens omstendigheter.
4. Informer inkassoselskapet om prosessen opp til overdragelsen
Det er svært viktig at du som kreditor informerer ditt inkassoselskap om forløpet frem til at saken ble overført til inkasso.
Har kunden foretatt en delbetaling? Har du sendt ut en, to eller kanskje tre purringer til kunden? Er det sendt et inkassovarsel? Har kunden bestridt kravet?
All informasjon er relevant for et inkassoselskap for å avgjøre hvor saken skal starte og hvordan den bør forløpe.
Med riktig oppstart sparer man tid og unødvendig arbeid – for både deg og din inkassoleverandør.
5. Riktig inkassoselskap er avgjørende for din sak
Det kan være svært vanskelig å få oversikt over hvilket inkassoselskap man skal velge. Mange gjør en god jobb, og mange ønsker å hjelpe deg med dine inkassosaker.
All erfaring viser imidlertid at jo mer aktiv ditt inkassoselskap er, jo større er sjansen for å få pengene dine. For hvilket inkassoselskap tror du skyldneren betaler først? De aktive og de som tilbyr moderne betalingsløsninger. Det er viktig å møte kunden og tilby de betalingsløsningene som er mest praktiske.
Derfor bør du velge Collectia
Hos Collectia har vi lang erfaring med innkreving som et profesjonelt autorisert inkassoselskap.
Vi er blant Norges ledende inkassoselskaper, og hjelper hver eneste dag noen av Norges minste – og største bedrifter med deres ubetalte regninger.
Hos Collectia har vi egne utviklere som gjør at vi stadig kan benytte oss av de nyeste teknologiske løsningene – som sikrer deg en profesjonell, rask og sikker håndtering av dine inkassosaker, enten du har få eller mange saker.
