5 ineffektive steg i din inkassoprosess

Hva er egentlig en god inkassoprosess? Hvordan sikrer man seg at inkasso blir et effektivt hjelpemiddel? Og hvilke oppgaver må du som bedrift selv ta hånd om i inkassoprosessen?

Spørsmålene rundt inkasso er mange. Derfor har vi i Collectia bestemt oss for å gjennom vår blogg, ønske å inspirere deg og din bedrift til å beskytte deg bedre mot dårlige betalere og potensielle inkassosaker. Samtidig vil vi bidra til en bedre inkassoprosess for alle, enten du håndterer prosessen selv (kjent som egeninkasso), eller om du velger å outsource den til en ekstern partner, også kjent som fremmedinkasso.

Med vår omfattende erfaring innen håndtering av dårlige betalere, innkreving og inkasso, kjenner vi til de beste praksisene for god og effektiv inkasso, uavhengig av bransje.

I dette innlegget fokuserer vi på 5 ikke spesielt effektive steg i inkassoprosessen – som ofte hindrer bedrifter i å inndrive pengene sine.

1. Utsendelse av kontoutskrifter

Mange bedrifter, særlig B2B-selskaper, sender ut kontoutskrifter til kundene sine. Dette brukes ofte som en vennlig påminnelse om én eller flere utestående poster. Erfaringen vår viser at aktiv bruk av kontoutskrifter i inkassoprosessen sjelden er effektiv.

Kontoutskriften bør betraktes for det den er; en veldig vennlig påminnelse, som ofte ikke har den effektiviteten eller signaleffekten som en purring har.

2. Purring uten purregebyr

Purregebyr eller ikke? Det varierer om bedrifter legger til purregebyr – men de fleste velger å pålegge det lovbestemte gebyret – med god grunn.

Vi mener at purregebyret tydelig påvirker innkrevingen. Kunder som egentlig planlegger å utsette betalingen ytterligere, betaler oftere når renter og purregebyr fremgår av purringen.

Har du derimot en kunde som verken har evnen eller viljen til å betale; så har kanskje purregebyr ikke alltid like stor effekt.

3. Ingen eller lite handling

Dårlige betalere som har viljen, men ikke evnen til å betale, utsetter ofte kreditorer som foretar seg lite eller ingenting i førinkassoprosessen. Sett deg i kundens sted; hvem prioriterer du? Kreditoren som jevnlig følger opp med brev og henvendelser? Eller kreditoren som nesten ikke tar kontakt? Så vær standhaftig – det lønner seg. Det viktigste du gjør er å sende en faktura med en gang kjøpet eller tjenesten er gjennomført.

I tillegg til å være konsekvent i førinkassoprosessen, er det også svært viktig at det ikke går for lang tid mellom hver handling i prosessen; fakturering, purringer, inkassovarsel og oversendelse til inkasso. Når det gjelder purring og pålegging av gebyrer, er det en betalingsfrist på minimum 14 dager som alltid må overholdes, samt at det må ha gått 14 dager etter forfall på faktura. Når fristen er overskredet, bør du ha din neste handling klar.

For lang tid mellom dine handlinger viser en laissez-faire holdning. Dette kan resultere i at kunden nedprioriterer deg i forhold til kreditorer som er mer på. Dessuten vil inkassoprosessen ofte være kortere, og du sikrer dermed at saken raskere kan sendes videre til et inkassoselskap, hvis du trenger ytterligere hjelp.

4. Truende oppførsel

Vi forstår at du som kreditor kan bli frustrert over kunder som ikke betaler, og at slike situasjoner kan føre til frustrasjon og maktesløshet. Men truende oppførsel er sjelden den mest effektive måten å inndrive pengene dine på.

På den annen side, kan kunden lett føle seg truet eller provosert under en førinkassoprosess, og dermed lett bli oppfarende eller spydig i sin kommunikasjon. Det er viktig å ikke la seg påvirke, men heller beholde en god og konstruktiv tone.

Vær nøytral og lyttende til kunden din, og bruk ikke tomme trusler som for eksempel å true med rettslige skritt, politianmeldelse, offentliggjøring av sensitiv informasjon og rapportering til kredittbyråene.

5. Ingen plan for inkassoprosessen

Lag en plan med faste rammer for gjennomføringen. Uten en retning og faste rammer for håndteringen av deres kunder som ikke betaler, er effektiv inndrivelse nesten umulig.

Vår klare anbefaling er at din bedrift etablerer helt faste rammer for hvem som håndterer deres inkasso, når inkassoen skal utføres, og hvilke steg den bør inneholde.